Saltar als continguts principals.

Hacia una Administración moderna: la Administración electrónica y los procesos de gestión de cambio

29/10/2018

La implementación de la Administración Electrónica en las Administraciones Públicas es uno de los pilares de un cambio que se ha vuelto imprescindible. La adaptación a esta nueva forma de concebir los órganos administrativos, trasciende conceptos tan importantes como el de modernización, optimización de recursos, transparencia, eficiencia, etc, los unifica todos y va más allá de cada uno de ellos para acabar formando parte de la garantía esencial que define nuestra sociedad.

Las resistencias que puedan surgir por el cambio que supone la Administración Electrónica, son naturales y superables. Todos debemos ser conscientes de la importancia de la implementación de la e-Administración en las Administraciones Públicas porque de todos depende este cambio. Un cambio primordial dentro de nuestras estructuras organizativas, básico para evolucionar en nuestra forma de organización social y que supone un paso más allá en un concepto tan importante como es el de democracia.

La implementación de Los Planes de Administración Electrónica, es obligatorio y necesario, pero no deja de ser algo muy teórico, y no debe olvidarse que la Administración está compuesto por personas, y por ello resulta imprescindible gestionar internamente el proceso de cambio, desde la triple consigna de la formación-información-motivación, de lo cual dependen  que las posibilidades de que dichos Planes puedan ser implantados de forma exitosa.

La necesidad del cambio ha llegado de la mano de la crisis, pero avanzar hacia una mayor eficiencia en las estructuras de trabajo debería ser la norma general, y no debería obedecer a un contexto de crisis que lo propicie.

La importancia de la e-Administración reside en su capacidad para mejorar al máximo el servicio que se ofrece a la ciudadanía,  y en consecuencia garantizar sus derechos.

La Comisión Europea de la Unión Europea define la Administración Electrónica diciendo: «es el uso de las Tecnologías de la Información y la Comunicación en las Administraciones Públicas, combinado con cambios organizativos y nuevas aptitudes, con el fin de mejorar los servicios públicos y los procesos democráticos y reforzar el apoyo a las políticas públicas».

En esta tarea los empleados públicos son básicos en la e-Administración. Es condición sine qua non que esta parte tan importante del engranaje esté absolutamente convencida y motivada para integrar en su día a día una nueva manera de concebir el trabajo. Son necesarias aptitudes y disposición de las personas en la implementación y para ello hay que superar la resistencia natural al cambio.

La Administración Electrónica supone un cambio muy importante en el planteamiento de la realidad de las Administraciones Públicas tal y como están concebidas en la actualidad. Y como cualquier cambio, hay que ser consciente de los pasos a seguir para superar esa resistencia. Resistencia que no deja de ser un proceso natural, normal en el ser humano. La cuestión reside en saber cómo vencerla.

Según Nieder y Zimmerman, nos encontramos con tres escalones de dificultad a la resistencia al cambio:

1) La información. La resistencia inicial sucede porque el sujeto no sabe en qué consiste el cambio. El sujeto se encuentra en un momento en el que no sabe qué va a pasar y lo que esta escuchando le parece una amenaza.

Superar el primer escalón de la teoría de la resistencia no depende de nosotros. La herramienta que nos permitirá vencerla en este momento, es la información. Esta herramienta nos la tienen que proporcionar los artífices del cambio que van a llevar a cabo el proceso de la implementación de la Administración Electrónica. Los directivos públicos en coordinación con los responsables de recursos humanos deben organizar un Plan de Información para que todos y cada uno de los empleados públicos reciban la información adecuada. Debe ser una información completa y precisa que abarque todos los aspectos que envuelven el cambio que se va a producir. En este caso, el funcionario debe estar informado sobre de qué manera va a afectar a su trabajo la irrupción de la e-Administración.

2) La formación. Superada la primera fase de resistencia y se pasa a la siguiente, dentro del proceso de convencimiento, llamada etapa del «No puedo». Ya se dispone de la información, pero el trabajador cree que no va a poder ejecutar el trabajo mediante la nueva metodología, porque se ve incapaz de ello. Esta fase se supera con la adquisición de todas y cada una de las herramientas necesarias para llevar a término el trabajo de forma correcta desde la nueva metodología implantada. Se trata de aprender a utilizar y poner en práctica la Administración electrónica en todos los ámbitos de las Administraciones Públicas. Desde la prestación de servicios públicos digitales, a nivel de trámites, con la puesta en funcionamiento de la firma electrónica o el expediente electrónico, la Interoperabilidad en las tecnologías y servicios de gestión, la tramitación telemática, etc.

Una vez más, para superar este escalón es necesaria la ayuda externa. Depende de los directivos públicos, el dotar de toda la formación necesaria a los trabajadores para que encuentren la seguridad necesaria y de esa forma lleguen al clima de normalidad imprescindible para la ejecución de su trabajo con todas las garantías. En este sentido, los cursos de formación, charlas, seminarios, coaching, etc, son necesarios.

3) Motivación. La tercera etapa de dificultad en el cambio y última es el «No quiero». Según la teoría en la que nos basamos, es el escalón más fácil de superar debido a que no depende de nadie externo sino de nosotros mismos.

La superación del «No quiero», se consigue con la búsqueda de las motivaciones personales, individuales, de cada persona involucrada en el proceso de cambio. Su superación también depende de la buena disposición de cada uno de los sujetos implicados. Se plantea como conseguir la ansiada motivación.

La innovación. Y llegado a este punto, es necesario analizar el modus operandi de las actuales administraciones. Socialmente, la imagen de la Administración Pública está bastante deteriorada. Se la considera  burocrática, se la tilda de lenta, engorrosa, costosa, poco eficiente, obsoleta, llena de duplicidades, etc.

Esta visión negativa puede cambiar pero ello es necesario actuar; y la mejor arma para ello es la innovación, que se traduce en Administración Electrónica. Su implementación permite que todos los conceptos negativos que se relacionan con la burocracia, se conviertan en positivos. Estamos hablando de mejora en todos los ámbitos: optimización de recursos, simplificación, eficiencia, modernización, seguridad jurídica con la firma y la contratación electrónicas, es decir, mayor transparencia, rapidez a la hora de llevar a cabo los trámites, etc. La e-Administración es parte de la modernización a la que están abocadas las administraciones públicas. Una modernización que pasa por conceptos como son la optimización de recursos, transparencia, claridad, gestión efectiva, servicios eficientes, etc.

Los estudios demuestran que la implementación de la Administración Electrónica se traduce en ahorro de millones de euros para empresas y ciudadanos y para las Administraciones Públicas. Como vemos, este es un motivo contundente para la aceptación de la Administración Electrónica que mejorará la reputación social de las administraciones por demostrarlas más eficientes delante de la ciudadanía.

Las administraciones públicas deben tener en cuenta cómo pueden mejorarse los procesos organizativos cuando se aplican las TIC para aumentar así la eficiencia y la efectividad añadiendo que hay que promover la innovación y la adquisición de las habilidades necesarias por los funcionarios para aumentar las capacidades de nuestras administraciones públicas. Se debe considerar la innovación como una parte integral de nuestro método de trabajo promoviendo la innovación en los servicios de administración electrónica a través de la investigación y el desarrollo de proyectos piloto y otros modelos de incentivación. Se deben explotar y desarrollar las posibilidades que se presenten por arquitecturas de servicios y paradigmas informáticos, nuevos, abiertos y flexibles. La innovación es el eje central de la Administración Electrónica y contribuirá al objetivo de  una economía líder basada en el conocimiento.

Pero la Administración Electrónica no solo favorece la vertiente económica de la administración pública, también se consigue una mayor seguridad jurídica. En este sentido vemos conceptos tan importantes como la claridad y la transparencia a los que se llega gracias a las herramientas de la e-Administración como son la firma o la contratación electrónicas.

La finalidad de crear unos servicios administrativos electrónicos con la e-Administración requiere varias condiciones: La interoperabilidad  y; la identificación y autentificacion.

La interoperabilidad. Que es la capacidad de sistemas y máquinas para intercambiar, procesar e interpretar correctamente la información, en sus tres aspectos clave: la interoperabilidad técnica, la interoperabilidad semántica y la interoperabilidad operativa.

La Ley 39/2015, de Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas (LPACA) establece como un derecho de los ciudadanos el de relacionarse con las administraciones publicas por medios electrónicos y, de no aportar los datos y documentos que obren en poder de las Administraciones Públicas; estas deberán  utilizarán medios electrónicos para recabar dicha información.

Si el ciudadano tiene ese derecho, nace consecuentemente la correlativa obligación de todas las Administraciones Públicas a hacer interoperables los documentos electrónicos de cualquier índole que tengan.

La interoperabilidad es una herramienta “clave” y  “genérica”. “Clave” en el sentido de básica, fundamental, decisiva, imprescindible para el éxito de la Administración electrónica en el entorno europeo. Herramienta clave y “genérica” ya que tiene que ser utilizada y servir para todos de igual forma y con el mismo fin.

Se puede pensar que estamos tratando cuestiones muy cercanas a la técnica y que no tienen nada que ver en el ámbito de la interpretación jurídica, pero nada más lejos de ello; hay que tener en cuenta que la interoperabilidad, entendida como la capacidad de los programas de ordenador para intercambiar datos y utilizar mutuamente la información así intercambiada, tiene gran trascendencia cuando la información a tratar sean datos de carácter personal. Relación directa con la normativa sobre protección de datos. Además de todos los aspectos necesarios para su utilización en el ámbito de la Administración Electrónica, del Comercio Electrónico, de la protección jurídica de los programas de ordenador y de las bases de datos, en el pago electrónico, la factura electrónica y, en definitiva, en todas las áreas en las que tradicionalmente se divide el denominado Derecho de las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones.

La identificación y autentificacion.  Se trata de ir más allá de la simple contraseña y comporta desarrollar un planteamiento más sofisticado de los medios de identificación y de autentificación.

La identificación inequívoca de las personas que intervienen en una comunicación electrónica, es una de las cuestiones de mayor interés a debatir al tratar el tema de la validez y eficacia jurídica de los documentos generados y transmitidos electrónicamente.

Pero no solamente se trata de la identificación sino que, más allá, adquiere importancia la autenticación del documento generado y transmitido electrónicamente y la asociación de su contenido a la voluntad del que lo ha creado.

Independientemente de que se presentan diferentes formas y sistemas de acreditación, la Ley 39/2015, LPACAP potencia la utilización del Documento Nacional de Identidad Electrónico (DNIe) mediante el que se puede utilizar los sistemas de firma electrónica que lleva incorporados; todo ello, como es natural, sin perjuicio de la utilización de otros sistemas de firma electrónica que cumplan las debidas garantías.

La firma electrónica permite dotar de seguridad a las transacciones realizadas a través de redes abiertas, tales como Internet, y puede cumplir con las siguientes funciones:

1. Identificación de las partes: la firma tiene que garantizar que los intervinientes son quienes dicen ser.

2. Autenticación del contenido: el contenido del mensaje tiene que ser el que las partes pusieron, es decir, que se asocia a sus autores tal y como ellos dispusieron.

3. Integridad del contenido: el mensaje llega íntegro, por entero. Tiene que poder asegurarse que el contenido del mensaje transmitido no ha sido manipulado en su transmisión.

4. Confidencialidad: el contenido debe ser secreto entre las partes y

5. No repudio: se tiene que poder garantizar cuando se cumplen unos requisitos que ninguna de las partes puede negar haber enviado o recibido el mensaje.

En definitiva, apostar por la e-Administración es apostar por una mejor calidad de los servicios y de nuestros derechos como ciudadanos.

Il·lustre Col·legi de l'Advocacia de Tarragona © Copyright 2015. Reservats tots els drets.
  • Tecnologies
  • Disseny Pàgines Web Tarragona

Avís cookies

Per poder millorar els nostres serveis, utilitzem cookies de tercers per recollir informació estadística. Si contínua navegant considerem que accepta la seva utilització. Més informació aquí..